Mi participación
Como líder del equipo de diseño de experiencia, fui responsable de analizar las necesidades del negocio y usuarios, realizar investigaciones, conceptualizar la solución, diseñar el Journeymap y flujos de trabajo, crear el prototipo, realizar pruebas y entregar recomendaciones.
El desafío
¿Cómo se puede implementar un asistente virtual?
Esta empresa está modernizando sus operaciones mediante la implementación de inteligencia artificial, incluyendo un asistente virtual llamado Oliver. Su propósito es el acceso a los informes de ventas para el equipo comercial, digitalizando y automatizando las consultas para mejorar su eficiencia.
Las necesidades
La empresa busca mejorar la eficiencia, digitalizar sus procesos y facilitar el acceso a la información para su equipo comercial, todo ello en el marco de una estrategia de transformación digital.
El requerimiento
Desde una perspectiva técnica, el negocio requiere asegurar la conectividad necesaria para la lectura de datos, tanto desde el panel de control como directamente desde la base de datos, con el fin de proporcionar respuestas eficaces a las consultas de los usuarios.
Por la parte de diseño, se requiere entender las necesidades del usuario para que el desarrollo desde la validación técnica, cumpla con las expectativas, sea eficiente y funcional para los usuarios.
Se conformó un equipo de trabajo para evaluar la construcción de la primera versión de Oliver, considerando la arquitectura, la reingeniería de los prompts y el desarrollo de una prueba de concepto para demostrar el potencial de la solución, así como la elaboración de un diagnóstico para validar las necesidades de los usuarios clave y determinar la experiencia y el diseño óptimos del asistente virtual.
La empresa requirió de apoyo para el diseño de un asistente virtual donde las actividades fueron:
- Entender las necesidades del negocio para lograr un asistente virtual.
- Entender y documentar las brechas actuales de la primera versión.
- Descubrir en conjunto el alcance necesario requerido para el asistente virtual.
- Priorizar y ordenar las mejoras potenciales.
- Ajustar, calibrar o rediseñar elementos clave de la plataforma, mejorando así la experiencia del asistente virtual.
¿Cómo se hizo?
Entendimiento
Evaluar el asistente virtual, los objetivos del negocio, las expectativas de los usuarios y la solución técnica.
Viabilidad tecnológica (Factibilidad): Se llevó a cabo un análisis para establecer la capacidad de la tecnología disponible para lograr la implementación efectiva de la solución propuesta.
Ideación: Se procesó la información obtenida para generar soluciones técnicas y de diseño. Estas soluciones, en forma de ideas y recomendaciones, fueron revisadas y priorizadas con el negocio. Adicionalmente, se desarrolló y probó una prueba de concepto (PoC) con el equipo técnico.
Testeos rápidos: Para refinar la experiencia y el diseño, se creó un prototipo ligero y se realizaron pruebas de usabilidad con usuarios finales. Además, se llevaron a cabo pruebas en la PoC para validar los ajustes recomendados en los prompts.
Recomendaciones: El resultado final fue un informe con recomendaciones concretas y accionables para el rediseño de la experiencia del usuario, incluyendo consideraciones para la operación y gestión del negocio.
Metodología
Entrevistas con actores clave
Se llevó a cabo un proceso de investigación para comprender las expectativas de los stakeholders, incluyendo usuarios finales, equipos técnicos y líderes, así como para determinar las necesidades y requerimientos técnicos para el desarrollo de la prueba de concepto (PoC).
Análisis de otras soluciones
Para garantizar la relevancia a largo plazo del asistente virtual, se examinaron las mejores prácticas en el mercado, identificando las funcionalidades mínimas y las tendencias emergentes en contextos similares.
Taller de experiencia, diseño y prototipo
Para definir la experiencia de usuario de Oliver, se llevó a cabo un taller de co-creación donde se establecieron los principios de diseño y se priorizaron las funcionalidades. Se presentó un prototipo para mostrar la interfaz y el recorrido de los usuarios.
Pruebas de usabilidad con prototipo
Se llevaron a cabo pruebas de usabilidad con usuarios clave con el propósito de evaluar la funcionalidad y la experiencia del prototipo ligero de la solución. Estas sesiones permitieron identificar oportunidades de mejora en los flujos de interacción y la experiencia de usuario, validando que las funcionalidades diseñadas responden a las necesidades específicas de los usuarios.
Reporte final de recomendaciones
Se consolidó un informe final que contiene la consolidación de los hallazgos, los aprendizajes y las recomendaciones técnicas y de diseño derivados del proyecto. Este documento incluye propuestas para escalar y optimizar Oliver, lineamientos de diseño, métricas clave para evaluar su desempeño y pilares tecnológicos. El informe final tiene como finalidad facilitar la toma de decisiones informadas y guiar los próximos pasos en el desarrollo del asistente virtual.
En resumen
En resumen, el desarrollo de Oliver demostró el potencial de los asistentes virtuales impulsados por IA para mejorar la eficiencia, optimizar el acceso a la información y apoyar la transformación digital en el entorno empresarial.
El proceso incluyó una combinación de investigación exhaustiva, diseño colaborativo, pruebas rigurosas y análisis detallado, lo que resultó en un asistente virtual eficiente y fácil de usar.
Conclusiones
El desarrollo de este asistente virtual arrojó una serie de conclusiones importantes que destacan el valor y el potencial de un asistente virtual impulsado por IA en el entorno empresarial. Aquí te presento las conclusiones clave:
Mejora significativa en la eficiencia:
- Oliver demostró ser capaz de simplificar y automatizar el acceso a los informes de ventas, lo que reduce significativamente el tiempo y el esfuerzo requerido por el equipo comercial.
- Esto permite a los empleados enfocarse en tareas más estratégicas, aumentando la productividad general.
Optimización del acceso a la información:
- La capacidad de Oliver para proporcionar información precisa y actualizada de manera rápida y sencilla mejora la toma de decisiones del equipo comercial.
- La digitalización de los informes de ventas facilita el acceso a la información desde cualquier lugar y en cualquier momento.
Validación de la tecnología IA:
- El desarrollo de Oliver demostró que la IA puede ser aplicada de manera efectiva para resolver problemas específicos en el entorno empresarial.
- La tecnología de procesamiento de lenguaje natural (NLP) utilizada en Oliver permite una interacción intuitiva y natural con los usuarios.
Importancia del diseño centrado en el usuario:
- Las pruebas de usabilidad y los talleres de co-creación demostraron la importancia de involucrar a los usuarios en el proceso de diseño.
- El diseño de Oliver se basó en las necesidades y expectativas de los usuarios, lo que garantiza una experiencia de usuario positiva.
Potencial de escalabilidad y optimización:
- El informe final proporcionó recomendaciones detalladas para escalar y optimizar Oliver, lo que asegura su relevancia y eficacia a largo plazo.
- La implementación de métricas clave permitirá evaluar el desempeño de Oliver y realizar ajustes continuos.
Impacto positivo en la transformación digital:
- El desarrollo de Oliver es un paso importante en la transformación digital del negocio.
- La implementación de soluciones de IA como Oliver permite a la empresa modernizar sus procesos y mantenerse competitiva en el mercado.